Документи пацієнта

Можливості

• Юридичні документи з фірмових бланків клініки: автоматична підстановка даних, редагування й друк. Після першого друку документ більше не змінюється: виправлення створює нову версію.
• Підписаний паперовий примірник прямо в документі: фото сторінок із телефона або PDF зі сканера, перевірка копії співробітником і запис, хто насправді підписав.
• Підпис пацієнта пальцем на планшеті клініки: кілька документів за раз, підпис представника, друк із підписом — див. Пристрої для підпису.
• Основний договір клініки: його стан видно в картці пацієнта, у записі на прийом і у фільтрі списку пацієнтів.
• Форми первинної облікової документації МОЗ України на вкладці Документи: офіційні бланки з підставленими даними пацієнта, редагованим переглядом і друком. У формі 043/о Щоденник лікаря автоматично складається з етапів лікування та клінічних коментарів у хронологічному порядку. Для відредагованого чи видаленого з обговорення коментаря щоденник зберігає первинний запис, кожне виправлення та факт видалення; архівовані етапи залишаються в медичному записі, а звичайні службові нотатки й події доступу до щоденника не входять.
• Окрема вкладка Документи з бланками клініки, формами МОЗ і блоком Імпортовані документи. Якщо імпортованих файлів немає, блок чесно показує повідомлення Документів пацієнта ще немає.

Оформити документ пацієнта

Вкладка Документи на комп’ютері й телефоні: бланки згруповані за способом підписання, оформлені документи мають позначку стану, а нижче — форми медичного обліку МОЗ.

1. Відкрийте картку пацієнта та перейдіть на вкладку Документи.
2. Натисніть Новий документ у панелі дій.
3. У списку натисніть на потрібний бланк (наприклад, «Згода на фотографування»). У списку — фірмові бланки, згруповані за способом підписання.
4. Відкриється редактор із готовим документом: ім’я пацієнта, назва клініки та дата вже підставлені. За потреби доповніть текст або змініть назву документа.

Редактор на комп’ютері й телефоні відкривається просто в картці пацієнта — зі шапкою клініки та підставленими даними; картка й вкладки залишаються на місці.

1. Натисніть Зберегти — ви повернетесь на вкладку Документи, або Друк, щоб роздрукувати документ. Перший друк фіксує примірник: його текст, назву, дату документа, назву клініки та ім’я пацієнта. Документ отримує позначку Очікує підпису, а повторний друк видає той самий примірник із тією самою датою, навіть якщо пацієнта чи клініку згодом перейменували.
2. Надрукований документ відкривається лише для перегляду. Якщо в тексті помилка, натисніть Виправити: з’явиться нова чернетка з тим самим текстом, а надрукований примірник залишиться в історії з позначкою Замінено новою версією. Документ, який уже має підпис або копію, виправляють лише з причиною і лише співробітники з правом Підписані примірники документів.
3. Коли пацієнт підписав папір, додайте фото чи PDF підписаного примірника — див. Додати підписаний паперовий примірник. Документ із бланка, який підписують цифрово чи друком, можна замість друку надіслати на планшет клініки кнопкою Надіслати на підпис — див. Пристрої для підпису. Якщо копії немає, можна натиснути Позначити підписаним: документ отримає позначку Позначено підписаним, копії немає, щоб її не плутали з перевіреною копією.
4. Заповнений документ залишається у списку на своєму місці зі своєю позначкою стану. Щоб оформити той самий документ повторно (наприклад, згоду на наступний рік), натисніть Оформити ще раз у рядку документа — з’явиться новий примірник зі своєю позначкою.

Документ із підписом або доданими сторінками не видаляється: виправлення робиться новою версією, а помилкову перевірку скасовують із причиною.

Додати підписаний паперовий примірник

Надрукований договір: блок Підписаний паперовий примірник зі сторінками, хто підписав, дата на папері та хто перевірив копію; у шапці картки — Договір підписано.

1. Відкрийте надрукований документ у вкладці Документи.
2. У блоці Підписаний паперовий примірник натисніть Додати фото або PDF.
3. Виберіть усі сторінки по порядку: фото з телефона (JPEG, HEIC, PNG) або PDF зі сканера — і натисніть Завантажити. Документ отримає позначку Копія потребує перевірки.
4. Натисніть Перевірити копію.

Перевірка копії: сторінки в порядку паперу, хто підписав, дата на папері та дві обов’язкові позначки перед підтвердженням.

1. Позначте сторінки цього документа в порядку паперу; зайві фото зніміть.
2. Укажіть, хто підписав: пацієнт або його представник. Для представника введіть ПІБ і підставу, наприклад «мати, свідоцтво про народження».
3. Укажіть дату на папері. Якщо її не видно, залиште поле порожнім — DentaDeck покаже дату як невідому, а не підставить сьогоднішню.
4. Позначте Усі сторінки на місці й читаються та На папері є підписи пацієнта (або представника) і клініки і натисніть Підтвердити копію. Документ отримає позначку Підписано на папері, копія є.

Поки сторінка обробляється, на її місці видно Обробляється; щойно вона готова, мініатюра з’являється сама, без оновлення сторінки. Файл, який не пройшов перевірку, позначено Не прийнято. Помилкову або невдалу сторінку приберіть кнопкою Прибрати під нею, вказавши причину; сторінку вже перевіреної копії можна прибрати лише після скасування перевірки.

Сторінки бачать усі співробітники, яким доступні документи пацієнта: натисніть мініатюру, щоб відкрити сторінку, і Відкрити оригінал — щоб завантажити файл. У галереї, етапах лікування чи вхідних ці сторінки не з’являються. Якщо копію перевірили помилково, розгорніть Скасувати перевірку, укажіть причину й підтвердіть: запис залишиться в історії, а документ знову чекатиме перевірки.

Надруковані плани лікування й акти потрапляють у групу Плани лікування й акти цієї вкладки, і їхні копії додаються так само. Їх бачать лише співробітники, яким доступні фінанси пацієнта, а акт — лише ті, кому доступний сам акт. Такий примірник не виправляють кнопкою Виправити: змініть план чи акт і надрукуйте його знову — див. Плани лікування та Акти.

Додавати й перевіряти копії можуть співробітники з правом Підписані примірники документів — за замовчуванням власник, адміністратор, реєстратор і асистент. Лікар бачить копію, а право додавати й перевіряти йому можна надати на сторінці Права доступу.

Сторінки PDF із деяких сканерів і застосунків-сканерів (із вбудованими формами, шифруванням чи стиснутими об’єктами) DentaDeck не приймає з міркувань безпеки. У такому разі сфотографуйте сторінки телефоном.

Щоб додати або змінити бланки клініки, натисніть Відкрити шаблони документів у панелі дій. Якщо цієї дії немає, у вас немає права керувати шаблонами.

Надрукувати форму МОЗ

Екран форми МОЗ: ліворуч — бланк формату А4 з підсвіченими місцями для заповнення, праворуч — налаштування та кнопка Друкувати.

На вкладці Документи зібрано форми первинної облікової документації МОЗ України — від медичної картки стоматологічного хворого (форма 043/о) до журналів обліку роботи лікаря. Кожна форма друкується як офіційний бланк.

1. Відкрийте картку пацієнта, перейдіть на вкладку Документи та прокрутіть до розділу Форми МОЗ.
2. Натисніть на потрібну форму. Відкриється екран із бланком: ліворуч — попередній перегляд аркуша А4, праворуч — налаштування.
3. Перегляньте бланк. Дані пацієнта вже підставлені: ім’я, номер картки, дата народження, телефон. Блакитним підсвічено підставлені дані, жовтим — порожні рядки для заповнення від руки.
4. За потреби відредагуйте будь-яке підсвічене місце просто в перегляді — клацніть на нього й наберіть текст. На папір підсвічування не потрапляє: друкується чистий офіційний бланк.
5. Для журналів обліку оберіть лікаря та дату або період — і натисніть Оновити перегляд. У формі 043/о таблиця Щоденник лікаря автоматично містить усі етапи лікування та їхні коментарі за датою; інші журнали друкуються за правилами обраного бланка.
6. Натисніть Друкувати — бланк відкриється в новій вкладці, звідки його можна надрукувати або зберегти у PDF.

Журнали обліку лікаря Форма № 037/о і Форма № 039-2/о не прив’язані до пацієнта, тому їх можна відкрити й без картки: Звіти → Мої звіти → Форма № 037/о (або Форма № 039-2/о). Відкриється той самий екран бланка без шапки пацієнта; якщо у вас є профіль лікаря, у полі Лікар уже обрано вас. Таблицю бланка заповнюють від руки: рядки з візитів не підставляються.

Переглянути імпортовані документи

1. Відкрийте картку пацієнта → вкладка Документи.
2. Прокрутіть до блоку Імпортовані документи та відкрийте потрібний файл, якщо він є у DentaDeck.

Якщо підтримуваних імпортованих файлів немає, блок показує Документів пацієнта ще немає. Перевірені PDF, Pages і XLSX із Cliniccards з’являються тут і в пов’язаному етапі лікування. DICOM-дослідження, відео, 3D-моделі та CR3 відображаються в Історії лікування. Непідтримувані формати до цих розділів не потрапляють.

Налаштування

Фірмові бланки для вкладки Документи створюються в розділі Налаштування → Шаблони документів. Для кожного бланка задається назва, спосіб підписання (лише друком або цифрово чи друком) та вміст із можливістю підставляти дані пацієнта й клініки. Створені бланки з’являються у вкладці Документи кожного пацієнта.

Основний договір клініки

У рядку активного шаблону натисніть Зробити основним договором і підтвердьте. Основним може бути лише один шаблон. Відтоді DentaDeck відстежує договір кожного пацієнта:

• у шапці картки пацієнта — Договір не перевірено, Договір очікує підпису, Договір: копія на перевірці, Договір: копії немає або зелене Договір підписано (підписаний на папері чи на пристрої клініки); позначка веде на вкладку Документи;
• у записі на прийом — та сама позначка поруч із боргом і алергіями, доки договір не підписано;
• у списку пацієнтів — фільтри Без підписаного договору та Без договору, візит за 7 днів.

Пацієнт без жодного примірника договору має позначку Договір не перевірено: DentaDeck не знає, чи підписували його раніше на папері, тому не називає його непідписаним. Підписаним вважається лише поточний примірник із перевіреною копією або з підписом на пристрої клініки; якщо договір виправили новою версією, нову версію треба підписати знову. Щоб припинити відстеження, натисніть Не відстежувати договір: позначки зникнуть, а підписані копії залишаться в документах. Під час деактивації основного шаблону відстеження теж вимикається. Обирати основний договір можуть співробітники з правом Шаблони документів.

Щоб не складати тексти з нуля, натисніть Додати з бібліотеки — у ній зібрані готові бланки: договір про надання стоматологічних послуг, інформована добровільна згода на лікування, згода на обробку персональних даних, згода на фото- та відеофіксацію, анкета про стан здоров’я, відмова від лікування, пам’ятка після видалення зуба та угода про використання аналога власноручного підпису для підпису на планшеті. Додайте потрібний бланк одним кліком і відредагуйте під регламент своєї клініки.

Поради

• Щоденник у формі 043/о складається з етапів лікування та коментарів. Службову інформацію, яка не має потрапити до медичного щоденника, зберігайте як звичайну нотатку, а не як етап.